Erfahrungen mit Kopano im Unternehmensumfeld – Wechsel des Mailclient

Umstellung auf Kopano Deskapp

Nachdem ich mittlerweile doch einige Erfahrung mit Kopano und Zarafa im Unternehmensumfeld habe, möchte ich hier kurz darüber berichten. Über Kommentare und Meinungen zu diesem Thema, würde ich mich sehr freuen.

Eine kurze Vorgeschichte

Outlook und Kopano

In einem Szenario, in dem der Kopano-Server mittels nicht mehr weiterentwickeltem Kopano/Outlookclient an Outlook angebunden ist, gibt es –  verursacht durch MS-Updates –  Probleme mit der Schnittstelle. Konkret gesprochen, wurden an der Schnittstelle beteiligte Komponenten durch MS (im Zuge von Windows-/Officeupdates) immer wieder adaptiert, wodurch die Funktionalität des Kopano/Outlookclients leidete.

Dies bedeutete zwar nicht, dass in so einem Fall die komplette Funktionalität der Groupwarelösung verloren ging, jedoch, dass vor allem die „Teilungsfunktionen“ ihren Dienst einstellten.

Beispielsweise passierte es nach einem MS-Office-Update gerne, dass ein Zugriff auf geteilte Kalender nicht mehr möglich war.

Alternativen?

Sofern Outlook nicht  essentiell für diverse Abläufe im Betrieb bzw. nicht zu stark mit anderen vorhandenen Applikationen verwoben ist, gibt es ganz klar nur „die eine“ Lösung:

Der Mailclient MUSS ausgetauscht werden.

Nur auf diesem Weg ist es möglich, diversen Inkompatibilitäten aus dem Wege zu gehen.

Kopano bietet mit der Web- und DeskApp eine -meiner Meinung nach- sehr gute Alternative zu MS Outlook an, die in aktueller Version (Deskapp 3.5 / Webapp 2.1) optisch sehr modern daherkommt und von den Funktionen und Verbesserungen her, massivst zugelegt hat.

Gewohntes ändern – die User überzeugen

Der Mensch ist naturgemäß ein Gewohnheitstier. Nimmt man den Anwendern etwas weg, dass sie schon seit Jahrzehnten kennen, sorgt dies zumeist nicht gerade für tosenden Applause.

Hier ist viel Vorbereitung, Überzeugungsarbeit, Einfühlungsvermögen und Geduld notwendig.

Anmerkung (völlig aus dem Kontext gerissen): Aufgrund der schnellen Weiterentwicklung sämtlicher Kopano-Komponenten, ist mittlerweile (17.12.2018) ein Status erreicht, der durchaus als sehr positiv zu sehen ist!

Testumgebung

Natürlich habe ich die Kopano-Deskapp nicht sofort auf das gesamte Netzwerk losgelassen, sondern (ab ca. Juni 2018) eine kleinere Testgruppe darum ersucht, die Deskapp statt Outlook zu verwenden.

Hie und da wurde ich auf kleinere Probleme verwiesen, einiges war anders, ein paar Ecken und Kanten waren vorhanden, die jedoch mit einer etwas angepassten Herangehensweise lösbar waren.

Innerhalb der Testgruppe, sprach nach einigen Tests (und einigen Wochen, die vergangen sind) nichts dagegen, die Deskapp auszurollen, wobei Outlook auf den Clients installiert blieb.

Es sollte auf keinen Fall ein Zwang entstehen. User, die die Groupwarefunktionen nicht nutzten, konnten (und können) noch immer Outlook nutzen. Allerdings haben sich die Meisten dazu entschieden, sich sofort mit der „neuen Software“ auseinanderzusetzen.

Nun… die Erhöhung der Useranzahl führte naturgemäß zu einer höheren Anzahl von Anfragen, Wünschen und auch zu konstruktiver Kritik. (Vieles konnte durch „Workarounds“ bzw. einer Adaptierung der Arbeitsweise gelöst werden). 

Ein paar Punkte blieben aber bis vor ca. 1 Woche offen. (Mit der aktuellen Version der Webapp – 3.5 / Deskapp 2.1 wurde aber so gut wie alles behoben!)

Deskapp, Webapp, Core und Z-push

Ehrlich gesagt, weiß ich nicht exakt, wie lange MS Outlook schon auf dem Markt ist. Sicher ist jedoch, dass es einige Jahrzehnte sind. Einige Jahrzehnte, die in die Entwicklung gesteckt wurden, die sich das Programm entwickeln konnte.

Auf eine jahrzehntelange Entwicklung, kann Kopano nicht verweisen. Wie auch! Es ist ein sehr „junges“ Produkt, ein Fork von Zarafa.

Schaut man sich an, was die Entwickler rund um die Opensource Software leisten, kann man meiner Meinung nach nur den Hut vor diesen Leuten ziehen.

Innerhalb von kurzer Zeit, wurde neben der notwendigen Serverfunktionalität ein Emailclient für alle wichtigen Plattformen entwickelt, die Deskapp (DA).

Die Deskapp ist stark „verbandelt“ mit der Webapp. 

Kurz gesagt, benötigt die Deskapp eine funktionierende Webapp. Die Webapp jedoch, benötigt die Deskapp nicht. Wie der Name schon sagt, ist die Webapp ein klassischer Webmail-Client.

Innerhalb der letzten zwei Monate, gab es unzählige Verbesserungen:

Webapp:

Deskapp: 

Kopano-Core + Serverkomponenten, die Kernkomponenten von Kopano, laufen solide (rock stable) und machen bislang überhaupt keine Probleme. (Befinden sich seit über 4 Jahren im Dauerbetrieb).

Z-Push: Verantwortlich für ActiveSync. läuft und läuft und läuft… In den 4 Jahren+, gab es bislang 2x ein Problem mit jeweils einem wiederkehrendem Termin.

Der Kontakt zu den Entwicklern und zur Community

Durch die Community, hat man direkten Kontakt zu Kopanoanwendern und auch zu den Entwicklern. Im Forum, kann vieles diskutiert werden. (https://forum.kopano.io/)

Die „Devs“ sind sehr bemüht, auf Useranfragen zu antworten und auf Wünsche einzugehen.

Im Rahmen der Forendiskussionen, werden auch entsprechende Tickets (Bugmeldungen, Feature requests etc.) durch die Entwickler eröffnet.  (https://jira.kopano.io/secure/Dashboard.jspa)

Dies kann -sofern eine entsprechende Subscription vorhanden ist – natürlich auch durch den Anwender direkt erfolgen. (https://portal.kopano.com/)

Editions

Neben der „Bezahlversion“ (subscription Modell) von Kopano gibt es auch noch Entwicklungssnapshots = nightly builds (kostenlos),  (https://download.kopano.io/community/).

Unter gewissen Umständen, kann auch auf die Contributor-Edition zurückgegriffen werden: https://forum.kopano.io/topic/580/announcing-the-kopano-contributor-edition

Fazit

Es lohnt sich, über den Tellerrand zu schauen. Kopano stellt, meiner Meinung nach, eine ernst zu nehmende Alternative zu den bekannten MS Produkten dar. Sofern also die bestehende IT-Infrastruktur nicht zu stark mit MS Outlook verwoben ist, muss man fast einen Blick (oder sogar mehr) riskieren. 🙂

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