Kopano Groupware – Community Edition & Forum eingestellt

Als jemand der bereits Zarafa als Vorgänger von Kopano Groupware im Einsatz hatte, war ich zuletzt nicht minder überrascht, dass das Community Forum von Kopano wohl nur noch als Archiv betrieben wird. Ebenso gibt es wohl schon einige Monate keine Community Edition von Kopano mehr. Nachlesen kann man das im read-only Kopano Forum.

Kurz zusammen gefasst ist man hier wohl der Meinung, dass die Beiträge im Forum selbst stagniert sind und begründet dies damit, dass sich die Entwickler hauptsächlich auf die „supported Version“ von Kopano konzentrieren und  deshalb der Entwicklungszweig der „Community Edition“ keine Berücksichtigung mehr findet. Letzterer hat auf Basis dessen auch schon lange keine Updates mehr erhalten.

Das Einstellen der Community-Version wiederum, hätte direkten Einfluss auf die Frequentierung des Kopano-Forums und macht es quasi überflüssig.

Im Hintergrund -so wird es zumindest Im Forenbeitrag beschrieben- ist gerade einiges in Bewegung. All das betrifft aber ausschließlich die „supported Version“.

Ich kann diese Entscheidung überhaupt nicht nachvollziehen. Das Forum diente meiner Meinung nach auch für zahlende Kopanoanwender als Diskussionsplattform und nicht nur für „Communityuser“.

Zukunft?

Ohne zu wissen, was hier hinter den Kulissen wirklich passiert, bleibt zu hoffen, dass die Groupware „Kopano“ auch die nächsten Jahre noch existiert und vor allem weiterentwickelt wird.

Foreneinträge wie

https://www.synology-forum.de/threads/kopano-community-ist-tot.123397/

https://administrator.de/forum/kopano-community-und-forum-eingestellt-4497589711.html

fördern nicht das Vertrauen in die zukünftige Entwicklung von Kopano.

Gerade in Zeiten, in denen das Thema Datenschutz und digitale Souveränität immer mehr an Bedeutung gewinnt, wäre es fatal, wenn eine Opensource-Groupware-Lösung, die meiner Meinung nach herausragend funktioniert und ein echter MS-Exchange-Ersatz ist, sang- und klanglos vom Monitor verschwindet.

Dies wäre -so sehe ich das zumindest- ein gefundenes Fressen für Befürworter der Microsoft365-Cloud, denn Microsoft und deren Zugpferd „Office/Exchange“ wird es wohl noch lange geben.

Unreflektierte Kommentare, wie:

„Selber schuld, wenn man auf Exoten setzt….“
„Warum verwendet ihr nicht Standardprogramme…“
„Können wir nicht das verwenden, was alle verwenden…“
usw.
usf.

sind immer wieder zu hören und würden durch ein derartiges Szenario nur zusätzlich befeuert werden.

Bitte nicht falsch verstehen! Die MS-Produktschiene ist herausragend und eben ein weltweiter Standard (Office/Exchange). Dennoch drängt MS in die Azure-Cloud. Spätestens hier wird es – bezogen auf den Datenschutz – spannend. (EU-Cloud hin oder hier. Die Daten befinden sich „außerhalb des eigenen Einflussbereiches“, was ich als kritisch empfinde.)

Ich für meinen Teil bleibe so lange wie möglich und sinnvoll umsetzbar bei on-premise Installationen (=die Server stehen bei mir im Haus und dort werden auch die Daten gespeichert) und setze auf OSS.

Oben beschriebene Vorgangsweise (von Kopano) und keine klare Kommunikation, erschwert das jedoch ungemein, denn es schürt Unsicherheit und macht es schwierig, pro OSS zu argumentieren, wenn einem die eigene OSS-Groupware-Lösung vielleicht demnächst „um die Ohren fliegt“.

Mein Wunsch wäre deshalb eine klare Kommunikation von Kopano in Richtung der Kunden!

Vielleicht sehe ich Geister, aber irgendwie hat das Ganze einen etwas faden Beigeschmack….

Grammm/Grommunio

Seit Kurzem gibt es mit Gramm/Grommunio eine eventuelle Kopano-Alternative, die von einer österreichischen Firma entwickelt wird. Das Produkt selbst, hat vor allem bzgl. des Email-Client eine starke Ähnlichkeit mit Kopano. Ich habe mir die Software allerdings noch nicht genauer angeschaut, weshalb ich hierzu noch nichts Genaues schreiben kann.

Weitere Details, kann man auf der Website von Grommunio finden.

Erfahrungen mit Kopano im Unternehmensumfeld – Wechsel des Mailclient

Umstellung auf Kopano Deskapp

Nachdem ich mittlerweile doch einige Erfahrung mit Kopano und Zarafa im Unternehmensumfeld habe, möchte ich hier kurz darüber berichten. Über Kommentare und Meinungen zu diesem Thema, würde ich mich sehr freuen.

Eine kurze Vorgeschichte

Outlook und Kopano

In einem Szenario, in dem der Kopano-Server mittels nicht mehr weiterentwickeltem Kopano/Outlookclient an Outlook angebunden ist, gibt es –  verursacht durch MS-Updates –  Probleme mit der Schnittstelle. Konkret gesprochen, wurden an der Schnittstelle beteiligte Komponenten durch MS (im Zuge von Windows-/Officeupdates) immer wieder adaptiert, wodurch die Funktionalität des Kopano/Outlookclients leidete.

Dies bedeutete zwar nicht, dass in so einem Fall die komplette Funktionalität der Groupwarelösung verloren ging, jedoch, dass vor allem die „Teilungsfunktionen“ ihren Dienst einstellten.

Beispielsweise passierte es nach einem MS-Office-Update gerne, dass ein Zugriff auf geteilte Kalender nicht mehr möglich war.

Alternativen?

Sofern Outlook nicht  essentiell für diverse Abläufe im Betrieb bzw. nicht zu stark mit anderen vorhandenen Applikationen verwoben ist, gibt es ganz klar nur „die eine“ Lösung:

Der Mailclient MUSS ausgetauscht werden.

Nur auf diesem Weg ist es möglich, diversen Inkompatibilitäten aus dem Wege zu gehen.

Kopano bietet mit der Web- und DeskApp eine -meiner Meinung nach- sehr gute Alternative zu MS Outlook an, die in aktueller Version (Deskapp 3.5 / Webapp 2.1) optisch sehr modern daherkommt und von den Funktionen und Verbesserungen her, massivst zugelegt hat.

Gewohntes ändern – die User überzeugen

Der Mensch ist naturgemäß ein Gewohnheitstier. Nimmt man den Anwendern etwas weg, dass sie schon seit Jahrzehnten kennen, sorgt dies zumeist nicht gerade für tosenden Applause.

Hier ist viel Vorbereitung, Überzeugungsarbeit, Einfühlungsvermögen und Geduld notwendig.

Anmerkung (völlig aus dem Kontext gerissen): Aufgrund der schnellen Weiterentwicklung sämtlicher Kopano-Komponenten, ist mittlerweile (17.12.2018) ein Status erreicht, der durchaus als sehr positiv zu sehen ist!

Testumgebung

Natürlich habe ich die Kopano-Deskapp nicht sofort auf das gesamte Netzwerk losgelassen, sondern (ab ca. Juni 2018) eine kleinere Testgruppe darum ersucht, die Deskapp statt Outlook zu verwenden.

Hie und da wurde ich auf kleinere Probleme verwiesen, einiges war anders, ein paar Ecken und Kanten waren vorhanden, die jedoch mit einer etwas angepassten Herangehensweise lösbar waren.

Innerhalb der Testgruppe, sprach nach einigen Tests (und einigen Wochen, die vergangen sind) nichts dagegen, die Deskapp auszurollen, wobei Outlook auf den Clients installiert blieb.

Es sollte auf keinen Fall ein Zwang entstehen. User, die die Groupwarefunktionen nicht nutzten, konnten (und können) noch immer Outlook nutzen. Allerdings haben sich die Meisten dazu entschieden, sich sofort mit der „neuen Software“ auseinanderzusetzen.

Nun… die Erhöhung der Useranzahl führte naturgemäß zu einer höheren Anzahl von Anfragen, Wünschen und auch zu konstruktiver Kritik. (Vieles konnte durch „Workarounds“ bzw. einer Adaptierung der Arbeitsweise gelöst werden). 

Ein paar Punkte blieben aber bis vor ca. 1 Woche offen. (Mit der aktuellen Version der Webapp – 3.5 / Deskapp 2.1 wurde aber so gut wie alles behoben!)

Deskapp, Webapp, Core und Z-push

Ehrlich gesagt, weiß ich nicht exakt, wie lange MS Outlook schon auf dem Markt ist. Sicher ist jedoch, dass es einige Jahrzehnte sind. Einige Jahrzehnte, die in die Entwicklung gesteckt wurden, die sich das Programm entwickeln konnte.

Auf eine jahrzehntelange Entwicklung, kann Kopano nicht verweisen. Wie auch! Es ist ein sehr „junges“ Produkt, ein Fork von Zarafa.

Schaut man sich an, was die Entwickler rund um die Opensource Software leisten, kann man meiner Meinung nach nur den Hut vor diesen Leuten ziehen.

Innerhalb von kurzer Zeit, wurde neben der notwendigen Serverfunktionalität ein Emailclient für alle wichtigen Plattformen entwickelt, die Deskapp (DA).

Die Deskapp ist stark „verbandelt“ mit der Webapp. 

Kurz gesagt, benötigt die Deskapp eine funktionierende Webapp. Die Webapp jedoch, benötigt die Deskapp nicht. Wie der Name schon sagt, ist die Webapp ein klassischer Webmail-Client.

Innerhalb der letzten zwei Monate, gab es unzählige Verbesserungen:

Webapp:

Deskapp: 

Kopano-Core + Serverkomponenten, die Kernkomponenten von Kopano, laufen solide (rock stable) und machen bislang überhaupt keine Probleme. (Befinden sich seit über 4 Jahren im Dauerbetrieb).

Z-Push: Verantwortlich für ActiveSync. läuft und läuft und läuft… In den 4 Jahren+, gab es bislang 2x ein Problem mit jeweils einem wiederkehrendem Termin.

Der Kontakt zu den Entwicklern und zur Community

Durch die Community, hat man direkten Kontakt zu Kopanoanwendern und auch zu den Entwicklern. Im Forum, kann vieles diskutiert werden. (https://forum.kopano.io/)

Die „Devs“ sind sehr bemüht, auf Useranfragen zu antworten und auf Wünsche einzugehen.

Im Rahmen der Forendiskussionen, werden auch entsprechende Tickets (Bugmeldungen, Feature requests etc.) durch die Entwickler eröffnet.  (https://jira.kopano.io/secure/Dashboard.jspa)

Dies kann -sofern eine entsprechende Subscription vorhanden ist – natürlich auch durch den Anwender direkt erfolgen. (https://portal.kopano.com/)

Editions

Neben der „Bezahlversion“ (subscription Modell) von Kopano gibt es auch noch Entwicklungssnapshots = nightly builds (kostenlos),  (https://download.kopano.io/community/).

Unter gewissen Umständen, kann auch auf die Contributor-Edition zurückgegriffen werden: https://forum.kopano.io/topic/580/announcing-the-kopano-contributor-edition

Fazit

Es lohnt sich, über den Tellerrand zu schauen. Kopano stellt, meiner Meinung nach, eine ernst zu nehmende Alternative zu den bekannten MS Produkten dar. Sofern also die bestehende IT-Infrastruktur nicht zu stark mit MS Outlook verwoben ist, muss man fast einen Blick (oder sogar mehr) riskieren. 🙂

Kopano – Nach Aktualisierung auf Deskapp 2.0 leerer Ausdruck

Nach dem Upgrade auf die DeskApp 2.0, kann es vorkommen, dass die Druckvorschau bzw. die Ausdrucke nur eine leere Seite zum Vorschein bringen. Dieses Problem lässt sich in der Regel leicht lösen, denn es liegt zumeist an einer veralteten Version der Webapp!

Die Druckvorschau, sieht dann so aus:

 

Am Kopanoserver ist in diesem Fall bitte die Webapp in Version 3.4.24 zu installieren.

Achtung, bitte nicht vergessen, den Webserver neu zu starten 😉

Kopano Deskapp Autohide betreffend „Reminder“ funktioniert nicht korrekt

Mit der letzten WebApp Aktualisierung (3.4.24), wurde ein Fehler in der Reminderfunktion behoben. (Bei Deaktivieren von „Autohide für Erinnerungen“, wurden das Erinnerungs-Popup dennoch nach x Sekunden ausgeblendet.)

Mir ist es nun bei mehreren PCs passiert, dass dies trotz der Aktualisierung, bei der DeskApp nicht funktioniert hat.

In allen Fällen half es, das Kopano-DeskApp-Profil zu löschen, anschließend alle Daten im Ordner C:\Benutzer\<Benutzername>\AppData\Local\Kopano Deskapp zu löschen und das Profil per DeskApp dann neu anzulegen.

Ich setze aktuell die Deskapp 2.0 von Kopano ein. Dieses Verhalten ist aber auch bei Version 1.9 aufgetreten!

Infos zur Web- und DeskApp: https://forum.kopano.io/category/10/final-releases

 

Kopano Deskapp Rollout per Batchdatei

Ich habe mir zuletzt ein paar Gedanken darüber gemacht, wie man das Rollout von Kopano vereinfachen könnte. Nachdem das Paket als MSI Datei vorliegt, kann man es per WSUS Package Publisher ausrollen. Was aber, wenn man keinen WSUS / Package Publisher hat und sich dennoch, das „herumgerenne“ sparen will?

Remoteausführung auf dem Client-PC

Grundsätzlich muss die MSI-Datei mit Administratorrechten auf einem Remote-PC ausgeführt werden.

Bei einer Neuinstallation, kann das Setup einzig mit dem MSI Zusatzparameter /quiet angestoßen werden.

Aufpassen muss man, sofern eine bestehende Kopano DeskApp Installation aktualisiert werden soll! In der Regel, hat der Benutzer die Deskapp offen. Wenn man nun ohne Parameter – per Remote – eine Installation anstößt, dann startet der PC nach Fertigstellung der Installation von selbst neu, ohne Rücksicht auf offene Programme etc zu nehmen, oder den Benutzer zu informieren.

In meiner Testumgebung wurde der Parameter (sinngemäß) „Prompt for Restart“ ignoriert, weshalb ich auf den Parameter /norestart zurückgegriffen habe.

Die Crux: Der Benutzer sollte den PC nach der Installation möglichst zeitnah neu starten.

Tool zur Remoteausführung von Programmen

Einigen vermutlich gut bekannt, ist der Befehl „psexec“, enthalten im Paket Windows Sysinternals (Entwickler Mark Russinovich). (Download hier).

Bitte downloaden und installieren, ohne geht’s nicht.

Vorgangsweise

Die Installation soll per Batchdatei auf einem PC in der Adminkonsole (in der Domäne > Ausführung als Domänenadmin) angestartet werden. Diese kopiert notwendige Setupdateien auf den Ziel-PC und startet die Installation.

Vor Start der Installationsprozedur,  soll aber geprüft werden, ob der Ziel-PC überhaupt online ist, da es ansonsten zu einer nervigen Verzögerung kommt, bis Windows „merkt“, dass der PC nicht online ist.

Die eigentlichen Installationsparameter + Verweis auf die MSI Datei sind in einer eigenen Batchdatei enthalten.

Eine separate Batchdatei (die am Admin-PC gestartet wird) schaut so aus:

@echo off
ping -n 1 -4 %1 | findstr /r /c:“[0-9] *ms“

if %errorlevel% == 0 (
cls
echo ————————————————-
echo === DEPLOYING KOPANO DESKAPP 2 ===
echo ————————————————-
echo –> Kopiere kopano.bat nach \\%1\C$
copy \\server\Daten\deploy\kopano.bat \\%1\c$
copy \\server\Daten\deploy\kopano-deskapp-2.0.31-x64.msi \\%1\c$
echo –>Starte PSEXEC und fuehre Remoteinstaller aus…
psexec \\%1 -u domäne\administrator -p <geheimespasswort> c:\kopano.bat
goto ende
) else (
goto error
)
:error
cls
echo ——————————————————-
echo Ping nicht ok! PC offline bzw. falscher PC-Name?!
echo ——————————————————-
:ende

Per Ping wird geprüft, ob der PC online ist, wenn ja (=Errorlevel ist 0), werden die darauffolgenden Befehle abgearbeitet.

Das %1 ist der „Platzhalter“ für den PC-Namen der beim Aufruf der BAT Datei als Parameter übergeben wird.

Bsp: Angenommen ihr startet obiges BAT-File mit dem Namen „kopano.bat“, dann würde der korrekte Befehlsaufruf so aussehen:

kopano.bat pc-name

Das BAT-File mit den Setupparametern von Kopano und die MSI Datei selbst, liegen in dem Fall auf einem Server und werden auf den PC kopiert, auf dem die Installation angestoßen werden soll.

Die BAT Datei, die auf den jeweiligen PC kopiert wird, sieht so aus:

c:\kopano-deskapp-2.0.31-x64.msi /quiet /norestart

Fazit

Es gibt sicher noch viel bessere Lösungen und auch in diesem Fall viel Luft nach oben. Braucht man eine kurzfristige Lösung, läuft aber auch diese Herangehensweise ganz gut. So könnte man beispielsweise die Installation direkt über ein Netzwerkshare anstarten, auf das alle Benutzer Zugriff haben etc.